Vérification des bénéficiaires (VoP) : comment contrôler efficacement les fichiers de paiement des entreprises ?

Avec l'entrée en vigueur du standard Verification of Payee (VoP) en octobre 2025, les banques européennes sont désormais tenues de vérifier systématiquement la correspondance entre le nom du bénéficiaire et son IBAN avant d'exécuter un paiement. Cette mesure concerne aussi bien les particuliers que les entreprises. Toutefois, si cette obligation paraît simple à appliquer pour les virements individuels, elle soulève d'importantes interrogations pour les entreprises effectuant des paiements en masse (« bulk payment »).

Pourquoi la VoP pose-t-elle problème aux entreprises ?

Dans les entreprises, les paiements sont généralement préparés dans des systèmes internes (ERP pour les paiements fournisseur, SIRH pour les salaires) avant d’être envoyés sous forme de fichiers batch (XML, CSV) vers les plateformes bancaires. Cette organisation rend complexe la gestion des contrôles VoP prévus dans ces plateformes pour plusieurs raisons :

L’urgence du paiement : une fois le fichier préparé, la validation et l’exécution du paiement dans la plateforme bancaire doit être rapide. Une gestion manuelle des anomalies devient impossible.

Un traitement chronophage : les experts estiment que les banques vont retourner des résultats "No match" pour 10 à 30% des virements selon les solutions utilisées et la qualité de la donnée. Contacter chaque bénéficiaire par téléphone ou email pour effectuer une vérification semble impossible dans cette proportion.

Incapacité technique des plateformes bancaires : la majorité des plateformes bancaires ne permettent pas l'exclusion d'une seule ligne de virement dans un fichier, obligeant les entreprises à supprimer puis regénérer l'intégralité du batch depuis leur ERP dès lors qu’un ordre est non conforme.

Risque de faux positifs élevés : identifier précisément les entreprises sans numéro d'identification (SIREN ou équivalent) génère souvent des erreurs dues aux homonymes ou variations d'orthographe. Or, ces identifiants sont très rarement disponibles dans les fichiers de paiement.

Le standard VoP n'est pas adapté au paiement par batch

Face à ces défis opérationnels, force est de constater que le standard VoP, dans sa forme initiale, n’est pas pertinent pour le contexte du paiement en masse. Il est nécessaire d'innover pour garantir une expérience client satisfaisante et une sécurité renforcée.

Quelles solutions adopter pour faciliter les paiements batch ?

Voici plusieurs approches pour répondre aux contraintes pratiques des entreprises :

Option 1 : Ne rien contrôler (opt-out)

Ayant conscience de ces limites, et grâce aux actions de lobbying des banques, la Commission Européenne a autorisé un opt-out de la vérification du bénéficiaire (VoP) pour les paiements en masse nécessitant toutefois l'accord du client. Cette solution simpliste ne résout rien en matière de sécurité des paiements mais permet d'éviter la frustration des clients sur le traitement VoP.

Option 2 : Vérifier systématiquement tous les paiements

Cette approche génère des appels systématiques aux différentes banques, allongeant les temps de traitement et augmentant les risques d’incohérences entre contrôles successifs (timeouts, déconnexions temporaires). L'utilisation d'un service VoP "Bulk" facilite cette approche, il suffit alors d'envoyer une requête API correspondant au fichier de paiement.

Option 3 : Adapter le timing des contrôles (solution recommandée)

Contrôle à l’entrée en relation : vérifier les bénéficiaires dès leur création dans l’ERP ou SIRH, permet une sécurisation du RIB dès son ajout dans le référentiel. Cette option, bien que pratique et légitime d'un point de vue opérationnel, n’est pas 100% alignée avec le cadre réglementaire VOP qui prévoit un contrôle avant chaque paiement.

Approche hybride : opter pour une solution RVM hybride permettant la validation initiale des bénéficiaires à leur création, tout en permettant un contrôle au moment du paiement pour les nouveaux bénéficiaires, qui n’auraient jamais été payés. Cette mesure permet de s'assurer que les contrôles ont bien été réalisés tout en bénéficiant d'un service ultra rapide et rassurant pour l'utilisateur final (évalutation disponible au moment de valider les paiements).

Innovation technologique et bonnes pratiques

Pour optimiser l'expérience utilisateur et renforcer la sécurité, Qombo recommande de mettre en place plusieurs fonctionnalités et bonnes pratiques :

Whitelist intelligente : intégrer une fonctionnalité de whitelist pour les bénéficiaires régulièrement payés, réduisant drastiquement les faux positifs. En complément du retour VOP, cette information facilite la prise de décision pour l’utilisateur final.

Exclusion par ligne : les banques doivent intégrer en standard la possibilité d'exclure une ligne précise du fichier de paiement après contrôle pour que la vérification au paiement puisse être actionnable.

Prise en compte des identifiants légaux : encourager l’intégration de numéros d'identification (comme le SIREN) dans les fichiers de paiement, afin de simplifier l'identification des bénéficiaires apporte une réelle plus-value dans la qualité des contrôles VoP.

Communication et sensibilisation indispensables

Les banques et prestataires de services de paiements au sens large, doivent impérativement sensibiliser leurs clients entreprises à l’importance de la qualité et de la mise à jour continue des données bénéficiaires dans leurs systèmes internes. Le contrôle du RIB dans l’interface bancaire dès réception d'un tiers (fournisseur, salarié...) doit également devenir une bonne pratique pour mieux sécuriser les paiements.

En synthèse : plusieurs éléments sont nécessaires pour permettre la vérification des fichiers de paiement

Le défi posé par la vérification des bénéficiaires sur les paiements en lots ne sera relevé qu’avec une intégration VoP optimisée et un parcours utilisateur adapté pour ce usecase. La coopération entre la banque, ses clients entreprises et le RVM partenaire est primordiale pour réussir ce projet et offrir une expérience de vérification satisfaisante.

Qombo accompagne les banques et fintech régulées dans cette démarche, en proposant un accompagnement sur-mesure, ainsi qu’une solution hybride et robuste parfaitement adaptés au paiement par batch.